Психология

7 советов улучшить свой «почерк»

Насколько хорошо вы представляете свою организацию в письменном виде? Вы грамматически точны? Вы ясны и лаконичны? Или же Вы используете жаргон, а не деловую речь? Ваш стиль формальный или болтлив?

В эпоху неформальных электронных писем, текстов, блогов и растущего использования социальных сетей как частными лицами, так и компаниями, считаете ли вы, что хорошее, грамматическое письмо по-прежнему важно?

В эпоху электронной почты и виртуального общения ваше письмо часто является единственной осязаемой вещью, которую ваш клиент, поставщик или партнер увидит от вас и вашей организации. Поэтому очень важно, чтобы ваше письмо отражало профессионализм и положительно отражало имидж вашего работодателя.

7 ключевых советов, которые помогут Вам усовершенствовать Ваш «почерк»

1. Почему Вы пишите?

Хотя тон на бумаге очень трудно уловить, выбор слов может повлиять на то, как интерпретируется ваш текст.

Определите цель вашего письма. Вы жалуетесь, просите концессии, продаете или предоставляете фактическую информацию?

Несмотря на то, что тон очень трудно уловить на бумаге, выбор слов может повлиять на то, как ваше письмо интерпретируется: будь то в дружеской и привлекательной манере или как конфронтационное и, возможно, в результате наносящее ущерб деловым отношениям.

2. Кто Ваша аудитория?

Пишите ли вы конкретному человеку, группе, или Ваше письмо может быть прочитано более широкой аудиторией? Каковы их навыки, интересы и способность понять сообщение, которое вы пытаетесь передать?

Неправильный уровень может привести к тому, что ваше сообщение будет казаться кому-то снисходительным или чересчур напыщенным для других.

3. Как Вы начинаете?

Не пытайтесь создать идеальное письмо с первой попытки. Многие авторы сначала составляют черновой набросок, а затем дорабатывают его. Другие же начинают с контура или даже маркировок, которыми выделяют ключевые слова и расширяют их текст оттуда.

С опытом, многие писатели интуитивно знают, когда их лучшее время суток для письма, особенно если документ требует много творчества или является сложным по своей природе.

4. Лучший способ редактировать документ.

Вторая пара глаз для просмотра вашего документа будет всегда кстати. Не бойтесь попросить коллегу или менеджера просмотреть вашу работу, прежде чем подписать ее или нажать кнопку «Отправить».

Если вы предпочитаете проверять Ваш документ самостоятельно, делайте перерывы между каждыми этапами, чтобы вы могли поразмышлять над своим письмом.

5. Насколько понятно ваше сообщение?

В процессе редактирования документа авторы должны стремиться сформулировать предложения так, чтобы они не казались неоднозначными или упускали смысл написанного.

Вам также следует проверить как согласованность стиля, так и содержания. Вы передаете свое сообщение аудитории так, как она этого ожидает?

6. Включили ли Вы в текст слова или фразы, которые могут быть не поняты Вашей аудиторией?

Подумайте, кто ваша аудитория. Они являются носителями того языка, на которым Вы пишите? Если да, то насколько вероятно, что они знают все слова, которые Вы написали? Избегайте аббревиатур, деловой речи и всего, что, по вашему мнению, может повлиять на понимание вашей письменности.

7. Вы перешли на Жаргон?

Что бы вы ни делали — избегайте жаргона. Нет ничего хуже, чем использовать заполненные жаргоном письма, предложения. Сохраняйте простоту написания, и ваша аудитория поймет вас. Заполните его жаргоном удача отвернется от Вас!

Меньше слов, как правило, лучше, особенно для чувствительных читателей, которые хотят получить сообщение без лишних размышлений.

И запомните, всегда пишите так, как будто обращаетесь к своей аудитории лично и обязательно просмотрите свой документ в последний раз, прежде чем нажать кнопку «Отправить».

Добавить комментарий